Organiser un événement, c’est du temps et une multitude de petites actions à mener à bien pour en assurer la réussite. Faire connaître votre événement, gérer les différents types de participants, relancer les invitations, émarger les personnes présentes, évaluer la qualité de votre manifestation… c’est du boulot ! 

Par sa fonctionnalité Agenda, Université Côte d'Azur vous met à disposition toute une série d’outils. Cela permettra à vous et vos membres, de gérer vos événements, de leur préparation jusqu’aux actions post-événementielles.

Nous allons vous guider à travers une série de trois étapes pour une organisation d'événement réussie.

Avant l'évènement 

Publiez votre événement dans l’Agenda de votre réseau

La publication de votre événement sur votre agenda en ligne constitue la toute première étape de votre organisation.

En créant une vitrine détaillée de votre événement, vous offrez une vision complète et engageante afin d’attirer vos potentiels participants. Intégrez des informations pertinentes, tels que les objectifs de votre événement, les noms et fonctions des intervenants, les horaires, le lieu.

Utilisez des visuels captivants, des images, des vidéos ou des graphiques qui reflètent le ton et l'essence de votre événement. L'intégration de liens s’ils sont pertinents peuvent être très utiles comme le lien d’inscription, cela offre aux participants un accès facile à des informations complémentaires, renforçant ainsi leur engagement et leur compréhension.

 Si votre événement revêt un caractère particulièrement important pour votre communauté (cérémonie de remise de diplôme, gala de fin d’année…), valorisez ce dernier en l’épinglant en Une de votre agenda, et offrez-lui une visibilité optimale !

Configurez une billetterie personnalisée

Dans le cadre de votre évènement, maximisez votre gestion en instaurant un système de billetterie personnalisable. Cette stratégie vous offre la flexibilité d'ajuster les tarifs et les conditions d'accès en fonction des profils des participants. Vous avez même la possibilité de paramétrer des champs personnalisables.

Créez une gamme variée de catégories de billets, chacune adaptée à un public spécifique et offrant des avantages particuliers.

Il est important de souligner que cette billetterie reste accessible aux personnes extérieures au réseau. Vous avez la possibilité de rendre un événement ouvert et payant même pour ceux qui ne sont pas membres du réseau.

Afin d'encourager une participation rapide et d'attirer un large public, offrez des réductions spéciales sur une courte période. Par exemple, lancez une offre promotionnelle proposant les billets à 11 € au lieu de 15 € pour les 20 premières personnes à acheter ou pendant une semaine seulement. Cette stratégie stimulera l'achat impulsif, générant une visibilité accrue et un engagement plus fort envers votre événement. 

N.B. Pour le moment, il n'est pas encore possible d'organiser des évènements payants. N'hésitez pas à en faire la demande link@univ-cotedazur.fr afin que nous puissions débloquer cette fonctionnalité.

Récoltez des informations spécifiques sur les participants grâce aux champs personnalisés

 Lors de la planification de votre événement, ne sous-estimez pas l'importance de mettre en place des champs spécifiques pour une préparation optimale. Cette approche proactive a pour but de prévoir tous les besoins de vos participants de manière complète. Par exemple, incluez des sections spécifiques pour des détails importants tels que la présence éventuelle d'accompagnants, la possibilité de recontacter les futurs participants, ou encore les régimes alimentaires particuliers.

Cette approche garantit une expérience adaptée à chacun, évitant ainsi tout inconfort ou surprise. En ajoutant ces champs dès l'inscription, vous simplifiez la gestion des demandes particulières et assurez une organisation plus fluide pour vous en tant qu'organisateur.

Invitez les membres de votre réseau avec une invitation automatique

 Lors de l'organisation d'un événement, il est essentiel que celui-ci soit porté à la connaissance du public. Pour simplifier cette tâche, un modèle pré-établi récupère les informations de l'évènement et les met en page.

Ainsi, vous pouvez envoyer des invitations complètes en seulement quelques clics, intégrant tous les détails de votre événement sans obligation de ressaisir les informations. Profitez de la possibilité d'inclure des liens d'inscription directs pour faciliter le processus pour vos participants. Une promotion efficace garantit une participation optimale tout en maximisant la visibilité de votre événement.

Vous pouvez mettre en place une relance, que l'utilisateur recevra s'il ne s'inscrit pas ou s'il ne décline pas votre invitation.

En quelques clic vous aurez donc une campagne d'emailing percutante avec des statistiques à l’appui.

Touchez les participants potentiels avec une notification push sur leur smartphone

À ce stade, la majorité de votre public est désormais informée de votre événement. Bien que notre attention ait été centrée depuis le début sur l'élargissement de la participation, il est crucial de ne pas négliger ceux qui sont déjà inscrits.

 Afin d'assurer une mobilisation optimale et une participation active, il est recommandé de maintenir une communication constante avec les participants. Utilisez des rappels stratégiques par email et des notifications push via l'application dédiée. Les rappels automatiques, envoyés J-10, J-4 et J-1, renforcent l'engagement et garantissent un taux de participation le jour J.

 Profitez également de ces communications pour transmettre des informations cruciales, comme l'importance d'arriver 15 minutes avant le début de l'événement et le rappel du dress code obligatoire. 

Communiquez avec les participants et délivrez-leur de l’information sur votre événement

Afin de maximiser l'influence de votre événement, utilisez judicieusement notre plateforme dédiée à la gestion des participants, au suivi des inscriptions, et à la gestion efficace des disponibilités.

En centralisant ces processus, vous forgez une expérience d'inscription sans accroc tout en exerçant un contrôle minutieux sur les places disponibles, assurant ainsi la réussite de votre événement.

Le jour de l'évènement :

Donnez accès au trombinoscope des présents

Facilitez les rencontres entre participants en mettant à disposition un trombinoscope ou la liste des participants attendus.

Pour favoriser une synergie dynamique lors de votre événement, il est vivement recommandé de mettre à disposition le trombinoscope ou la liste exhaustive des inscrits. Cette démarche permet de renforcer les échanges et les opportunités de réseautage entre les participants. 

En accédant à ces informations, les participants peuvent identifier et entrer en contact avec des pairs pertinents, favorisant ainsi des interactions plus ciblées et enrichissantes. La maîtrise de cet outil contribue ainsi à créer une atmosphère propice à des échanges fructueux et à maximiser la valeur ajoutée de l'événement pour l'ensemble des participants.

Digitalisez l’émargement des invités avec un Scan QR code intégré

La génération de QR codes spécifiques constitue une stratégie clé pour optimiser la gestion opérationnelle d'un événement, offrant plusieurs avantages significatifs. Tout d'abord, elle facilite un accès rapide et fluide pour les participants, éliminant les éventuels obstacles liés à la gestion manuelle des accès. 

En intégrant une fonctionnalité d'émargement automatique grâce à ces codes, cette approche simplifie considérablement le suivi de la présence des participants.

De plus, la traçabilité précise offerte par les QR codes contribue à une gestion plus rigoureuse, permettant aux organisateurs de disposer d'informations en temps réel sur la participation des individus.

Après l'évènement

Remerciez les invités pour leur participation

Pour consolider l'engagement de vos participants, envisagez la mise en place d'une campagne d'e-mail de remerciement. Cette initiative ne se limite pas à exprimer simplement votre gratitude pour leur participation ; elle va au-delà en renforçant les liens établis et en contribuant à entretenir des relations positives bien après la clôture de l'événement.

Récoltez les retours et feedbacks des participants, et évaluez leur satisfaction 

Après l'événement, évaluer son succès devient impératif. Dans cette perspective, la mise en place d'un questionnaire NPS entièrement personnalisable se présente comme une stratégie incontournable.

En offrant aux participants une opportunité précieuse de partager leurs impressions et de formuler des suggestions constructives. En effet, elle contribue à établir une base de réflexion essentielle pour orienter l'amélioration constante de vos futurs événements.

Mettez le replay de l’événement en ligne sur votre site pour ceux qui n’ont pas pu être présents 

Lorsqu'il s'agit d'un événement en ligne, veillez à enregistrer la session afin de proposer un accès en replay accessible. Cette initiative vise à assurer une accessibilité maximale, permettant aux participants de revisiter les moments clés à leur convenance. 

En élargissant votre audience aux personnes qui n'ont pas pu participer en direct, cette approche augmente la portée et l'impact de votre événement, consolidant ainsi son succès au-delà de sa diffusion initiale.

Alumforce offre bien plus qu'une simple plateforme d'organisation d'événements ; c'est un compagnon complet qui simplifie chaque étape du processus, garantissant une expérience d'événement exceptionnelle. Profitez de cette solution avec un accompagnement sur mesure pour une organisation sans faille.

Utilisez la galerie photo pour poster les plus beaux clichés de votre événement

Immortalisez les moments marquants en partageant les photos dans une galerie dédiée sur la plateforme. 

Cette fonction crée une mémoire visuelle de l'événement, favorisant le partage d'expériences et renforçant l'engagement des participants.