Lorsque vous êtes en laboratoire, vous pouvez être sollicité pour valider une convention de stage d'un étudiant. Il faut au préalable que vous soyez inscrit dans le centre de gestion de la formation de l'étudiant, si ce n'est pas le cas, n'hésitez pas à nous contacter :

• soit via le responsable de votre scolarité de référence (ticket glpi si besoin)
• soit via le formulaire contact.
• soit par mail : link@univ-cotedazur.fr
• Vous trouverez ci-dessous la liste des scolarité et de gestionnaire RH en laboratoire :

Voir les gestionnaires scolarités & laboratoireS (CNRS pour le moment)

Avec la dématérialisation des conventions vous avez à chaque étape de validation les possibilités suivantes :

• Supprimer : la convention est hors cadre universitaire, elle n'a pas lieu d'être.
• Refuser : le stage est un peu trop déconnecté pour X et Y raisons, cependant vous laissez une chance à l'étudiant. Un champ texte s'ouvre dans lequel vous pourrez lui expliquer les raisons de ce refus. Sa convention passe alors en mode refusé et il a la possibilité de l'enregistrer de nouveau en mode "brouillon".
• Editer : les quasi totalité des informations sont correctes, cependant vous avez détecter une anomalie que vous pouvez modifier. Après l'édition, il faudra valider la convention.
• Valider : pour vous, les éléments saisis sur la convention sont conformes, vous validez la convention.

 Pour le modèle de convention en laboratoire nous avons quatre validations après la soumission de la convention par l'étudiant :

• L'enseignant référent ou coordinateurs des stages de l'étudiant, il valide pédagogiquement.
• Le gestionnaire en laboratoire, s'il est d'accord avec les informations renseignées, informe ses ressources humaines par le moyen de son choix que la convention lui convient. Il n'y a pas d'action sur la plateforme.
• L'administration d'Université Côte d'Azur lance la procédure de signature.

Et trois signatures :

• Entreprises (signataire entreprise capable d’engager juridiquement la structure).
• Étudiant
• Établissement de formation (Directeur de composante ou de scolarité ou  toute personne ayant la délégation de signature sur les conventions de stage).

Ne signe pas :

• Le tuteur entreprise
• Le tuteur enseignant (lui normalement valide).

Si vous en avez besoin, voici des outils pour vous aider dans les calculs de durée ou de gratification : 

Calcul de la gratification :

https://www.service-public.fr/simulateur/calcul/gratification-stagiaire

Pour la durée du stage en semaine ou mois :

https://www.calendrier-365.fr/calculez/periode-entre-deux-dates.html

Pour la durée en jours ouvrés ou heures effectives :

https://www.jours-ouvres.com/

Accédez à vos conventions

En attendant d'avoir un lien direct dédié, vous avez accès à votre tableau de bord qui vous permet d'aller gérer l'ensemble des conventions qui vous sont attribuées dans un seul espace.

Pour cela rendez-vous sur le bandeau de gauche et cliquez sur mes centres de gestion -> convention de stage.

Vous pourrez demander à votre étudiant de vous envoyer le numéro de la convention pour vous simplifier votre recherche.

Bien que vous pouvez gérer une multitude de filtre afin de ne voir que les conventions qui vous intéressent au sein de votre centre de gestion.

Il est possible de faire entre autre des filtres par :

• Numéro de la convention
• Prénom et nom de l'étudiant
• Nom de votre structure (à venir).
• Statut de la convention.

Si les conventions de vos étudiants n'apparaissent pas, réinitialisez les filtres, et faites attention à être dans le bon centre de gestion comme indiqué sur l'image ci-dessous

Si vous souhaitez voir tous les étudiants d'un centre de gestion, ou d'une formation, vous avez la possibilité de les faire afficher. Pour cela sélectionnez votre centre de gestion en haut de votre tableau de bord. Pour filtrer les étudiants actuellement inscrit, ajouté le filtre Promotion.

Voir exclusivement vos conventions en tant que tuteur de l'étudiant

Si vous souhaitez voir exclusivement les conventions dont vous êtes le tuteur en laboratoire, il vous faut au préalable "afficher plus d'options". Puis il vous suffit d'entrer votre nom de famille pour effectuer un filtre dédié.

Si vous souhaitez voir uniquement les conventions qui sont en attente de votre validation, il vous suffit d'activer le filtre Statut convention, et de sélectionner en attente de validation administrative.

Vous pouvez également jouer avec les filtres promotion et année scolaire. 

Astuce :

Si vous mettez le lien de l'URL obtenu avec vos filtres en raccourci sur votre ordinateur ou dans votre navigateur, vous pourrez retrouvez en un clic vos conventions à valider. Filtres à activer :

Statut de la convention : en attente de validation administrative

Tuteur entreprise : Votre nom

Voir les informations contenue dans une convention de stage

Dès que vous avez trouvé la convention qui vous intéresse, cliquez sur "en savoir plus" afin de pouvoir visualiser, refuser, modifier ou valider la convention de votre étudiant.

Si la convention ne s'affiche pas, c'est que le parcours de votre étudiant peut être relativement long. Afin d'afficher les informations manquantes, cliquez sur "voir tout son parcours".

Vous retrouvez sur cette page un résumé des informations saisies par l'étudiant (à l'exception de la gratification qui n'est pas correctement remontée actuellement).

Vous avez également accès aux pièces jointes par l'étudiant.

Validation administrative

En tant que personnel des ressources humaines du laboratoire, vous devez effectuer la validation administrative.  

Comme pour chacune des étapes vous avez les choix de modifier, refuser ou supprimer la convention. Si vous devez la valider, il vous suffit de cliquer sur modifier le statut, puis cliquez sur : "Validée, prête pour signature électronique". Vous donnerez alors la main à la scolarité de référence de votre étudiant.

Récapitulatif des filtres

Voici un bref récapitulatif d'où se trouvent les filtres que vous pouvez utiliser dans votre tableau de bord des conventions.