Nous allons vous décrire dans ce tutoriel comment paramétrer votre centre de gestion afin de pouvoir accéder aux fonctionnalités de dématérialisation des conventions.

Un centre de gestion à pour objectif de configurer le fonctionnement du circuit de validation des conventions mais également de validation des offres ciblées. Il n'est visible que par les administrateurs de la plateforme dans l'onglet dédié et n'est lié qu'aux modules conventions de stage et jobboard (mais invisible pour l'utilisateur).

Vous y accédez directement depuis votre espace de gestion des conventions de stage :


Votre centre de gestion est composé d'un centre global et de plusieurs sous-centres de gestion.

Ces derniers vont venir puiser les informations du centre de gestion global. Il est donc important de bien le configurer avant de se lancer dans le paramétrage des sous-centres. Les responsables inscrit dans votre centre de gestion global auront comme champ d'action l'ensemble de votre centre de gestion.

Pour que votre centre de gestion fonctionne, il faut y ajouter des responsables, pédagogique et administratif, ainsi que des cursus de formation avec le code étape afin d'y rattacher les étudiants inscrits.

Pour faire créer un centre de gestion, merci de contacter votre administrateur via le formulaire contact : https://link.univ-cotedazur.fr/contact catégorie "autre".


Nommer son centre de gestion :

En premier lieu vous pouvez renommer votre centre de gestion. Cliquez simplement sur le nom de votre centre de gestion pour le modifier.

Gestion des responsables :

Il existe deux catégories de responsables sur la plateforme :

Responsable de formation : ce sont les enseignants. Cela permet aux étudiants de sélectionner ce responsable lors de la saisie en ligne de la convention afin qu'il devienne le tuteur enseignant. Il sera averti par mail dès qu'une convention lui est dédiée. Il valide la convention de votre étudiant d'un point de vue pédagogique et seul l'enseignant désigné pourra effectuer cette action. Dans la majorité des cas, il faut leurs attribuer les droits 

lecture et de validation (pédagogique)

 (sauf si vous souhaitez qu'il puisse éditer une convention, mais du coup il pourra aussi la valider administrativement). 

Responsable administratif : ce sont souvent les personnels administratifs de scolarité. L'objectif est de vérifier que les informations saisies sur la convention sont exactes et réglementaires (gratification lorsqu'elle doit avoir lieu, etc...). Tous les responsables administratifs peuvent valider administrativement la convention et c'est également eux qui vont lancer la procédure de signature électronique ou l'envoie de la convention par mail.


Droit des responsables

Il est possible de donner différents droits à un utilisateur sur un centre de gestion :

Sur les conventions : permet de gérer les personnes qui vont pouvoir, lire, éditer et/ou encore valider vos conventions.

Si vous souhaitez que votre enseignants apparaisse dans la liste des enseignants disponibles lors de l'édition d'une convention, il faut lui ajouter des droits de validation pédagogique.

Les exports : permet à l'utilisateur de créer une base de donnée avec les informations de vos conventions. Attention à la réglementation liée au RGPD pour toute extraction de données.

Offre d'emploi : les offres d'emploi peuvent être ciblées en fonction du code étape de votre formation venant directement du logiciel d'inscription. Il est alors important d'avoir des personnes allant souvent sur la plateforme pouvant valider le ciblage. (Même s'il est conseillé de ne pas cibler vos offres, car cela permet à l'entreprise d'avoir plus de profils variés à disposition).

Contacts : la plateforme est dotée d'un CRM, cocher cette case permet de lui en donner accès.

Administration : permet de donner des droits d'administrations afin qu'il puisse gérer votre centre de gestion.

Exemple pour un enseignant

Exemple pour un personnel de scolarité


Ajouter un responsable

Pour ajouter une un responsable lorsque votre sous-centre vient d'être créé, il vous suffit de cliquer sur "ajouter un sous-responsable" directement sous le nom du sous-centre.

Quand votre sous centre est déjà doté d'un responsable, il faut cliquer sur "ajouter un sous-responsable" directement sous le nom d'un existant.

Lorsque le moteur de recherche apparaît il vous suffit de taper simplement les premières lettres du nom de famille de votre responsable à ajouter. Si vous trouvez des homonymes, il ne faut pas prendre celui qui a le terme "promo", c'est un étudiant.

Ajout d'un cursus :

Pour construire efficacement votre centre de gestion, il faut ajouter l'ensemble de vos formations dans le centre de gestion principal à l'aide du code étape de vos formations. Par la suite il vous suffira de répartir vos formations en fonction des sous-centres de gestion que vous aurez créer. 

Pour ajouter une formation et les étudiants qui y sont rattachés, il vous suffit de cliquer sur "ajouter des cursus".

Le moteur de recherche de diplôme peut mettre un peu de temps à se charger, soyez patient.

Une fois que ce dernier est affiché, chercher vos formations avec le code étape. 

Sélectionnez les formations désirées et cliquez sur ajouter.


Il est possible lors de vos futures connexions, que les cursus ne soient pas remontés comme l'image ci-dessous. Il vous suffit d'actualiser la page en cliquant sur la bouton d'actualisation de votre navigateur pour obtenir le résultat de la seconde capture d'écran ci-dessous.