Déclarer une convention de stage

Pour vous aider dans vos calculs

Pour la gratification de stage :

https://www.service-public.fr/simulateur/calcul/gratification-stagiaire

Pour la durée du stage en semaine ou mois :

https://www.calendrier-365.fr/calculez/periode-entre-deux-dates.html

Pour la durée en jours ouvrés ou heures effectives :

https://www.jours-ouvres.com/

Créer une convention

Pour créer votre convention de stage, cliquez sur l’onglet Carrière -> Faire un stage -> Mes conventions

Dans votre nouvel espace vous aller pouvoir gérer toutes les conventions de votre cursus au sein d’Université Côte d’Azur.

Sur cet écran, vous pouvez voir les étapes clés du parcours de votre convention, ainsi que la possibilité de faire une nouvelle demande.

Pour créer une convention, cliquez sur "FAIRE UNE DEMANDE DE CONVENTION"

Sélectionnez le type de convention, généralement convention en français. Le type peut varier en fonction de votre filière (secteur santé entre autre) ou la langue de votre convention (en anglais par exemple). 

Attention :

• Pour les stages à l'étranger ou à Monaco, ce n'est plus le type de convention qui importe, mais le choix dans le formulaire de déclaration.
•  Il est donc important de bien sélectionner "convention à l'étranger" dans les premiers pas de votre télédéclaration.

INFORMATIONS RELATIVES À L'ÉTUDIANT(E)

Vous retrouverez ici toutes vos coordonnées ainsi que votre formation.

• Sélectionnez bien l'année scolaire en cours ainsi que le bon diplôme.

SI VOUS EFFECTUEZ VOTRE STAGE À L'ÉTRANGER

Si votre stage a lieu à l'étranger, merci de renseigner : 

1. Que votre stage est à l'étranger,
2. Si votre organisme vous fournit une protection maladie,
3. Et surtout un contact en cas d'urgence.

INFORMATIONS RELATIVES À L'ORGANISME D'ACCUEIL

Sont répertoriées ici les informations de votre structure d'accueil. 

Tapez les premières lettres de votre organisme :

• Si celui-ci existe sélectionnez-le ainsi que son adresse ;
• Si ce n'est pas le cas, tapez le nom complet de l'entreprise et cliquez sur "Ajouter l'entreprise au site".  Saisissez un maximum d'information et cliquez sur "Ajouter" (obligatoire : Nom de l'entreprise, Pays, Ville).
• Pour vous aider si vous recherchez des informations sur votre entreprise :
  • https://www.infogreffe.fr/ ou https://www.societe.com/

INFORMATIONS RELATIVES AU STAGE

Vous devez saisir ici les informations encadrant votre stage (date, mission, congés, credit ECTS le cas échéant...).

Les compétences, activités, modalités d'évaluation et modalité d'encadrement du stage sont à co-construire avec votre entreprise et votre enseignant référent.

Gratification ou Indemnité

Pour les étudiants en formation initiale on parle de gratification, alors que pour les étudiants en formation continue on parle d'indemnité.

Pour déclarer le montant vous avez 3 choix possibles :

• Aucune gratification, généralement car votre stage est inférieur à deux mois.
• Gratification minimale, elle correspond à 15% du taux horaire du plafond de sécurité sociale.
• Si votre rémunération est supérieur, si vous êtes en formation continue, vous devez déclarer "un autre montant", en précisant si le montant est brut ou net et si c'est un taux horaire, montant mensuel ou total.

INFORMATIONS RELATIVES À L'ENSEIGNANT RÉFÉRENT

Vous devez sélectionner ici l'enseignant qui va encadrer votre stage. Ces informations sont issus de la base de données.

Merci de sélectionner votre enseignant et de ne pas modifier ses coordonnées !

Si ce dernier n'est pas répertorié, merci de vous tourner vers votre scolarité.

INFORMATIONS RELATIVES AU SIGNATAIRE ENTREPRISE

Merci de renseigner ici les coordonnées du signataire entreprise, la personne qui va engager juridiquement votre structure d'accueil en signant la convention. Cette information est à demander directement auprès de votre entreprise.

DOCUMENTS À FOURNIR

Téléchargez vos documents officiels concernant par exemple votre attestation de responsabilité civile ou tout autre document demandé par votre scolarité.

Si vous n'avez pas encore votre attestation de responsabilité civile couvrant votre période de stage, voici un courrier type :

Demande type attestation responsabilité.docx

Vous pouvez télécharger au maximum 2 fichiers, mais qui peuvent faire plusieurs pages (3 Mo maximum par fichier).

Soumettre votre convention

Vous pouvez "Sauvegarder" votre convention s'il vous manque des informations, elle aura alors le statut "Brouillon". Il vous suffit de cliquer sur le bouton « actions » -> « Éditer / envoyer pour validation » pour l'éditer ou pour envoyer votre convention à votre enseignant pour "Validation pédagogique" comme sur l'image ci-dessous :

Vous pourrez alors voir dans votre espace l'avancement de votre convention entre les différentes validations.

Dès que votre convention est validée pédagogiquement et administrativement, en fonction des composantes, vous recevrez un mail vous invitant à signer votre convention ou à télécharger cette dernière.

Signer numériquement votre convention

Un tutoriel vous explique comment signer numériquement votre convention

Vous pouvez suivre l’avancement des signatures sur la plateforme et télécharger la convention signée à tout moment via le lien reçu par mail.

Vous serez averti dès que toutes les signatures aurons été saisies, toutes les parties pourront alors télécharger la convention signée numériquement.

SIGNATURE MANUELLE

Si vous ne pouvez pas passer par la procédure de signature électronique, vous pouvez à tout moment télécharger votre convention, l'imprimer en 3 exemplaires, et effectuer vous même le parcours de signature.

Pour cela il vous suffit d'aller sur votre espace de déclaration de vos conventions, de cliquer sur le bouton action, puis Télécharger / Imprimer

AVENANT

La plateforme va progressivement gérer les avenants. Le parcours de validation est le même que la convention initiale.

Pour ajouter un avenant, il faut au préalable que votre convention soit signée (papier ou électroniquement). Cliquez sur votre convention, et ajoutez un avenant.

Sélectionnez un motif, puis envoyez pour validation.

Si l'avenant ou le motif n'est pas disponible, merci de ce rendre sur cette page :

https://univ-cotedazur.fr/scolarite/realiser-un-stage